Clasificación de estimados de costos

Manuel Alejandro Rodríguez Suárez
Coordinador nacional de Costos en la Construcción, CMIC.

Conocer cómo se pueden determinar y clasificar los costos que se estiman para la elaboración de presupuestos es fundamental. Existen publicaciones de asociaciones de costos que ayudan a realizar esta tarea; por ejemplo, las de la Sociedad Estadounidense para Pruebas y Materiales (internacional), que cuenta con un estándar para la gestión de costos, específicamente para conocer cómo clasificar un estimado en función de la información con la que se cuenta para el desarrollo de un proyecto, según su grado de definición o alcance.

Con objeto de clasificar los costos, es adecuado tomar como referencia el estándar ASTM E2516-11, así como las regulaciones RP 17R-97, RP 18R-97 y RP 56R-08 de la Asociación Internacional para el Avance de la Ingeniería de Costos (AACE International, abreviación de su nombre en inglés: Association for the Advancement of Cost Engineering – International). Lograr entender sus alcances y sujetar la estimación de costos a su contexto debe tenerse como una regla general de presupuestación. Más allá de las prácticas, en el libro Skills & knowledge of cost engineering, la estimación de costos es definida como “el proceso predictivo utilizado para cuantificar, calcular y fijar el precio de los recursos requeridos en el ámbito de aplicación de una opción de inversión, actividad o proyecto” (AACE International, 2015), y reconoce el éxito de los proyectos por la manera en que fue integrada la estimación de los costos, es decir, según la metodología de estimación.

Dado que la conformación de un estimado de costos muchas veces dependerá del uso que se le vaya a dar, hay que tener a la vista los cuatro principales propósitos de los estimados de costos (véase la tabla 1), de acuerdo con las prácticas recomendadas por la AACE.

Si se determina el uso o propósito de los estimados, será más fácil poder clasificarlos. El sistema divide las características de clasificación en un rubro primario y otro secundario; la característica primaria y más importante es el nivel de madurez que tienen los entregables del proyecto. Éstos contienen la información necesaria del proyecto y de la ingeniería, lo que permite tener los elementos necesarios para elaborar una estimación (véase figura 1).

La práctica recomendada (cuya abreviación es RP por la escritura de esta frase en inglés) 17-R97 establece también que partes de los entregables son los siguientes elementos: definición de alcance, requerimientos, especificaciones, planes de proyecto, programas, planos, lecciones aprendidas e información necesaria para definir el proyecto.
Por ejemplo, en la industria de la construcción, habiendo cumplido con los elementos para poder realizar una estimación de costos, a los entregables han de ligarse los estudios preliminares necesarios para integrar el expediente técnico (también llamado proyecto ejecutivo), como son estudios geotécnicos, levantamientos topográficos, registros de visitas y del sitio de trabajo, anteproyecto, proyecto arquitectónico y de instalaciones, cuantificación, catálogo de conceptos y demás estudios correspondientes. Esto quiere decir que cada proyecto a realizar, dependiendo del tipo de industria a que pertenezca (construcción, minería, automotriz, etc.), tendrá entregables específicos para dar soporte a los tipos de estimados.

Ahora bien, es posible asociar el ejemplo anterior con las características secundarias, como el uso final del estimado; al hacerlo, se podría relacionar el avance y grado de definición del proyecto con su nivel
de madurez para darle una aplicación específica (se da por entendido que desde el inicio se ha definido su propósito), así puede usarse desde para un estudio de viabilidad económica o estudio de factibilidad hasta para un presupuesto base de referencia o control, todo con la información que se tenga disponible.

La metodología de estimación es importante, ya que de ésta se desprenderá la forma en que se utilizará tanto la información (entregables), estocástica o determinística, como las herramientas y técnicas con las que se cuente, que van desde estadísticas, parámetros, factores, modelos y métricas hasta ítems o conceptos ya definidos y cuantificados que ayudan a detallar la estimación mediante análisis de costos unitarios. Cabe destacar que, mientras más información se tenga, mayor será el rango de precisión de nuestro estimado.

El esfuerzo que se requiere para elaborar un estimado puede ser considerado como una unidad de medida, que ha de tomarse como referencia para correlacionar el nivel de precisión del estimado e ir incrementándolo con base en la madurez y cantidad de entregables que se vayan obteniendo, por lo que la información suministrada será un factor medular para determinar el tiempo que se destine a la elaboración del estimado, lo cual podría llevar horas, días o semanas.

La AACE Internacional, mediante sus prácticas recomendadas, muestra en una matriz los tipos de estimados, así como su posible uso, además de la metodología que se debe utilizar para su elaboración y el rango de precisión esperado, dependiendo del nivel de madurez del proyecto (véase la tabla 2).

Para conocer un poco más la tabla 2, a continuación se explica cada una de sus clases. En la clase 5, podemos identificar un bajo nivel de madurez en el proyecto e información limitada; por tanto, la estimación que se obtenga contará con rangos muy bajos de precisión y se realizará con una metodología analógica, o a través de factores o juicios de expertos, con un tiempo y esfuerzo mínimos.

La clase 4 se puede utilizar para evaluar una factibilidad en el proyecto y desarrollar un presupuesto preliminar o conceptual; la información que se tiene puede ser considerada como preliminar con un cierto grado de desarrollo de ingeniería básica, por lo que es factible medir ciertos elementos del proyecto. En lo que toca a la elaboración del estimado, es viable usar de referencia modelos paramétricos para obtener un rango de precisión entre bajo y medio, con un esfuerzo y tiempo a considerar.

La clase 3 cuenta con elementos que permiten combinar clases superiores e inferiores, lo que da un estimado que puede usarse para fines de autorización; en México comúnmente se identifica como “ensambles”, ya que se parte muchas veces del ensamble entre un parámetro y un análisis detallado.

Para la clase 2, ha de contarse con una buena cantidad de entregables, que permitan tener una madurez de proyecto y metas más definidas. Esto hará posible realizar una cuantificación y la determinación de un catálogo de conceptos, así como un análisis detallado a precio unitario. Generalmente este tipo de estimación se utiliza para un presupuesto base de planeación o una oferta económica para contrato.

Finalmente, la estimación clase 1 se refiere al grado máximo de detalle, donde ya se cuenta con todos los entregables de proyecto e ingeniería, la retroalimentación de lecciones aprendidas en proyectos anteriores y la base de referencia para la ejecución y control del proyecto.

Una referencia importante en la clasificación de los estimados es el rango esperado de precisión: indicador del grado de variación que se tiene entre un costo estimado y el resultado final de un proyecto (véase la tabla 3).

El manejo de la precisión estará ligado a dos tipos de riesgos: específicos y sistémicos. De acuerdo con la RP-17-R97, podemos concebir los riesgos sistémicos en seis grupos: nivel de tecnología no familiar del proyecto, complejidad del proyecto, calidad de los datos de referencia para los estimados, técnicas de estimación empleadas, tiempo y esfuerzo para preparar el estimado, naturaleza única o remota de ubicaciones (véase figura 2).

Todos estos riesgos repercutirán de manera directa en la precisión de una estimación, pero entre más definido esté el proyecto y mejor se tengan los entregables, se tendrá una mayor precisión en tanto que podrán atenderse los riesgos. Uno de los más peculiares es el nivel de tecnología no familiar en el proyecto; muchas veces se presenta en la estimación correspondiente a proyectos únicos o primeros en su clase, donde no se tienen referencias o lecciones aprendidas que puedan tomarse en cuenta. Esto se agrava con la tecnología emergente dirigida a diversas especialidades, que puede resultar nueva o desconocida para quienes realizan el estimado.

La complejidad del proyecto será también un elemento que impacte en la precisión del estimado. Si bien un proyecto simple o típico puede requerir la intervención de pocos especialistas, el desarrollar un proyecto complejo requiere información, conocimiento de especialidades y referencias que han de ligarse a los entregables.

La calidad de los datos de referencia es también un elemento clave para tener una buena precisión; las lecciones aprendidas y los datos históricos permiten contar con información más confiable en el momento de realizar una estimación, por lo que un plan de documentación de la información es una buena herramienta que le dará más precisión al estimado. Para esto, podremos contar con ciertos factores por relacionar con la información de referencia.

Las condiciones de mercado son un factor importante en el momento de utilizar la información, ya que será el primer factor a ajustar. Es importante conocer el escenario en que se presenta la estimación y su impacto en el mercado, las condiciones económicas en que se presenta el proyecto y la ubicación de éste, ya que en diversos países esto puede influir bastante; por ejemplo, si se cuenta con socios comerciales importantes y tratados de libre comercio. Igualmente importante es considerar el impacto del costo de la mano de obra, aspectos de seguridad social laboral y sindical de cada país y región en particular; así también, las políticas ambientales y cuestiones específicas que puedan considerarse como factor particular. Últimamente se podría considerar el efecto de una emergencia sanitaria como la pandemia.

Se recomienda acompañar la clasificación con una lista de verificación de la respectiva industria, tipo de infraestructura o proyecto a plasmar, para lograr identificar sus entregables y su orden, cubriendo datos generales de proyecto e ingeniería (véase figura 4).

Como conclusión, el conocer la clasificación de los estimados de costos ayudará a identificar los métodos de estimación que se pueden utilizar para obtener el costo aproximado de un proyecto desde su fase preliminar, lo que en primera instancia permitirá estimar los recursos financieros que se requerirán para su planeación y gestión, y en segunda instancia permitirá su ejecución y control.

Referencias
Association for the Advancement of Cost Engineering – International, AACE International (2015). Skills & knowledge of cost engineering. AACE International.