Guía de Bitácora de Obra

Instructivo de llenado

Instructivo para el Uso de la Bitácora de Obra o Servicio

ÍNDICE

1. Generalidades.
2. De la forma de la bitácora.
3. Reglas generales para el uso de la bitácora.

3.1 Apertura.
3.2 Numeración y fechado de notas.
3.3 Redacción y escritura.
3.4 Errores.
3.5 Tachaduras y enmendaduras.
3.6 Sobreposiciones.
3.7 Inutilización de espacios sobrantes.
3.8 Retiro de copias.
3.9 Validaciones.
3.10 Frecuencia y cantidad de notas.
3.11 Compromiso de uso
          3.11.1 Anotaciones de la supervisión.
          3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.
          3.11.3 Recomendaciones especiales.
3.12 Custodia.
          3.12.1 Durante la ejecución de la obra.
          3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas.
          3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva.
3.13 Cierre de bitácora.

4. Reglas de aplicación de la bitácora.
             4.1 Disponibilidad.
             4.2 Firmas.
             4.3 Inviolabilidad.
             4.4 Actividades periódicas.

5. Archivo de bitácora.
6. Bitácora de servicios.
7. Marco normativo

 

1. Generalidades

La bitácora es un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; así como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista.

La bitácora para los efectos de la ley artículo 46°, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes que firman el contrato y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisión, deberán prever que los órganos internos de control vigilarán el uso y seguimiento de la misma.

Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisión en su elaboración, para asentar oportuna, sistemática y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, así como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, que permitan descubrir cualquier situación pasada.

2. De la forma de la bitácora

El formato de la bitácora se ajustará a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deberá cumplir, como mínimo con lo siguiente:

2.1 Utilizar una bitácora por cada contrato.

2.2 La bitácora de la Obra consistirá en una o más libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecerá el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el área responsable de la ejecución   de los trabajos, según sea el caso, el número del Contrato, la Descripción de la Obra y la identificación Bitácora de Obra y un Renglón para el número de libreta.

2.3 Las primeras hojas incluirán una guía de uso de la bitácora de obra, la cual no irá foliada.

2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisión, en su caso.

2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con números consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicará el número del Contrato de que se trata.

2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no así las originales que permanecerán fijas en la libreta de la Bitácora. La primera copia desprendible deberá ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso.

2.7  El primer folio de la primera libreta deberá iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validación del uso de la bitácora.

2.7 El contenido de cada nota debe precisar: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

3. Reglas generales para el uso de la bitácora

La residencia de obra y la supervisión, así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora.

3.1 Apertura.

Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mínimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad.

Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deberá de anotar como mínimo lo siguiente:

  • Nombre de la dependencia, que supervisará la obra, indicando la dirección del proyecto, activo o la región a la que pertenece.
  • Número del contrato.
  • Titulo de la obra y su localización.
  • Nombre o razón social del contratista.
  • En el caso de supervisión por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisión.
  • Nombre, firma, dirección y teléfono del residente o supervisor.
  • Nombre, firma, dirección y teléfono del superintendente de construcción del contratista.
  • Número del proyecto o su equivalente.
  • Número de partida presupuestal.
  • Importe del contrato.
  • Plazo de ejecución de la obra.
  • Fecha de iniciación programada.
  • Fecha de terminación programada.
  • Valor y fecha programada de los anticipos.

3.2 Numeración y fechado de notas.

Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse (en el día en el que se efectúe el asiento) consecutivamente respetando sin excepción el orden establecido; cerrándolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construcción del contratista.

3.3 Redacción y escritura.

Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbón o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores.

Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta.

3.5 Tachaduras y enmendaduras.

Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, será nula.

3.6 Sobreposiciones.

No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen.

3.7 Inutilización de espacios.

Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas.

3.8 Retiro de copias.

Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitácora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones correspondientes, los interesados podrán retirar sus respectivas copias.

3.9 Validaciones.

Se podrán validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refiriéndose en notas de bitácora el contenido de los mismos o bien anexando copias.

3.10 Frecuencia y cantidad de notas.

Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato.

3.11 Compromiso de uso.

El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión.

3.11.1 Anotaciones de la supervisión

Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepción satisfactoria de la obra.

A continuación se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitácora, en forma enunciativa, mas no limitativa:

b) Relativas a los documentos de la obra

§         Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra.

§         Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitándole el programa.

§         Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

c) Relativas al plazo y programa de la obra

·        Modificaciones del programa de obra.

·        Estado del tiempo que influya en la obra.

·        Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

·        Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo.

·        Cuando se efectúen cambios en especificaciones de ingeniería y alcances.

·        Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles.

·        Atraso en la contestación de aclaraciones.

·        Atraso con respecto a la entrega de ingeniería y/o especificaciones.

·        Atraso en la entrega de materiales y equipo que deba suministrar PEMEX.

d) Relativas a la ejecución de la obra

§         En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

§         Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones periódicas, así como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones.

§         En caso de no cumplir con el programa establecido, equipos de proceso proporcionados por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.

§         Materiales y equipos proporcionados por PEMEX, su fecha de llegada, así como su estado, comparado con lo señalado en el contrato.

§         Órdenes de corrección por defectos de obra.

§         Equipo descompuesto o inapropiado.

§         Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

§         Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) área(s) de trabajo.

§         Accidentes presentados en la obra.

§         Observaciones sobre el cumplimiento e incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.

§         Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad.

§         Notificaciones al contratista de faltas de cumplimiento del programa y sanciones que se aplicarán, de acuerdo al contrato.

§         Registro de visitas a la obra, enunciando el motivo de su visita.

§         Constancia de la fecha de recepción de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisión.

§         Órdenes de suspensión de la obra, si es el caso, indicando la causa y órdenes de reiniciación de la misma.

§         Constancia de devolución de los materiales sobrantes a los almacenes de PEMEX, producto de modificaciones y cancelaciones.

§         Cambio de supervisor de PEMEX.

§         Cambio de representante del contratista.

§         Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.

e) Sobre anotaciones hechas con anterioridad

·        Avisos de incumplimiento de órdenes dadas al contratista

·        Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante.

·        Cancelación o cambio de órdenes o instrucciones.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante.

Observaciones en relación a las órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación:

a) Relativas a los documentos de la obra

·        Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato.

·        Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

b) Relativas al plazo y programa de la obra:

§         Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

§         Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliación de plazo y/o modificaciones del programa de obra.

§         Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisión sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

c) Relativas a la ejecución de la obra

·        Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.

·        Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que debía entregar PEMEX, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato.

·        Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

3.11.3 Recomendaciones especiales

a) Instrucciones que deben referirse en la bitácora

Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicación de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisión.

b) Seguimiento de notas e indicaciones

Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato.

c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artículo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.

3.12 Custodia.

Será responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y

3.12.1 Durante la ejecución de la obra

Desde la fecha de iniciación, la bitácora deberá estar permanentemente en la obra a la disposición del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas así como para revisión de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados.

3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas

Al presentarse una suspensión de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deberá considerar la situación para determinar si recoge la bitácora, en cuyo caso se llevará a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra.

3.12.3 Al término de la obra o por suspensión definitiva

Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitácora será entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su custodia.

3.13 Cierre de bitácora.

Será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Después se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y ésta, por conducto de la supervisión se anexa al finiquito de la obra.

4. Reglas de aplicación de la bitácora

Para cada uno de los tomos de la bitácora se deberá reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura.

4.1 Disponibilidad.

Horario en que se podrán asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo.

4.2 Firmas.

Las notas de la bitácora deberán ser firmadas por ambas partes.   Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecerá en la apertura de la bitácora, un plazo máximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión.

Establecer plazo máximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptación del asunto en cuestión;

4.3 Inviolabilidad.

Se deberá enfatizar la prohibición de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original; y

4.4 Actividades periódicas.

Es recomendable regular en las actividades de carácter técnico administrativo, lo relativo a la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, obra extraordinaria, así como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse.

En este sentido, en la apertura de la bitácora de cada contrato se deberá establecer cual será la documentación soporte de las estimaciones, así como la indicación de que si alguno de los documentos que deben acompañar a alguna estimación ha sido previamente entregado por el contratista, será suficiente con hacer referencia a él en la propia estimación, sin que exista la obligación de volver a entregarlo.

5. Archivo de bitácora

Durante tres años posteriores a la recepción de la obra, la bitácora se conservará en caja numerada de fácil localización en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisión de la obra.

6. Bitácora de servicios

Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitácora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilización estipuladas en este instructivo.

7. Marco Normativo

·        Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

·        Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM).

·        Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)

·        Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.